Informativa sulla privacy

Euro Pool Group (di seguito: “EPG”, “noi”, “nostro” o “ci”) ha creato questa Informativa sulla Privacy perché la vostra privacy è importante per noi. La presente Informativa sulla privacy spiega come raccogliamo e utilizziamo i vostri dati personali attraverso i nostri siti web e servizi e si applica a tutti i dati personali che raccogliamo ed elaboriamo attraverso la fornitura di servizi e in relazione alle nostre attività commerciali. Euro Pool System International B.V. (con sede nei Paesi Bassi) è responsabile del trattamento dei vostri dati personali. Sia la divisione Euro Pool System che la divisione La Palette Rouge (e tutte le società del Euro Pool Group) si atterranno alla presente Informativa sulla privacy, tuttavia potrebbero essere necessarie delle deviazioni se richieste dalla legislazione locale.

Potremmo aggiornare la presente Informativa sulla privacy di tanto in tanto, se necessario, a causa di nuovi sviluppi. Il Gruppo Euro Pool consiglia di leggere regolarmente la presente Informativa sulla privacy per essere sempre aggiornati su eventuali modifiche. Vi comunicheremo le modifiche alla presente Informativa sulla privacy nel caso in cui lo ritenessimo rilevante in relazione al potenziale impatto di tali modifiche (ad esempio nel caso in cui dovessimo intraprendere attività di processo decisionale automatizzato o di profilazione). Questa versione dell’Informativa sulla privacy è stata aggiornata l’ultima volta nel maggio 2024.

| Tipi di soggetti interessati

La presente Informativa sulla privacy si applica a voi in quanto siete:

1. un cliente che utilizza imballaggi riutilizzabili Euro Pool System o pallet La Palette Rouge o un potenziale cliente che potenzialmente utilizzerà imballaggi riutilizzabili Euro Pool System o pallet La Palette Rouge;
2. un fornitore o un prestatore di servizi che ci fornisce beni o servizi;
3. un visitatore di uno dei nostri uffici, depositi o altre sedi fisiche (si noti che anche un cliente o un fornitore può essere un visitatore);
4. un candidato che si candida per una posizione in una divisione Euro Pool System o in una divisione La Palette Rouge;
5. un visitatore del nostro sito web.

Queste situazioni sono trattate separatamente di seguito.

| Tipi di dati personali

Quando siete un cliente o un potenziale cliente (come descritto sopra al punto 1.a) o un fornitore (come descritto sopra al punto 1.b), possiamo raccogliere i seguenti dati personali:

• Dati di contatto. Come il nome, l’indirizzo e-mail e i numeri di telefono.
• Dati finanziari. Come il vostro conto bancario, le informazioni sull’ordine e i dettagli del pagamento.
• Dati relativi all’account. Come il nome utente e la password nel caso in cui abbiate accesso a determinate piattaforme informatiche da noi messe a disposizione.
• Numeri di previdenza sociale. Questo numero può essere parte del vostro numero di partita IVA.

Quando siete un visitatore (come descritto al punto 1.c), possiamo raccogliere i seguenti dati personali:

• Dettagli della visita. Ad esempio, il nome, l’orario di ingresso e di uscita, le attività svolte.
• Dati relativi all’account. Ad esempio, nome utente e password nel caso in cui abbiate accesso a determinate piattaforme informatiche da noi messe a disposizione.
• Immagini di telecamere. In alcuni uffici o depositi da noi gestiti, utilizziamo sistemi di sorveglianza.

Quando siete un candidato (come descritto sopra al punto 1.d), possiamo raccogliere i seguenti dati personali:

Se durante la vostra candidatura vi recate in uno dei nostri uffici, possiamo raccogliere anche i dati indicati nell’opzione visitatore (1.c).

• Dati di contatto. Come nome, indirizzo (codice postale), data di nascita, indirizzo e-mail personale e numero di telefono.
• Comunicazioni. Raccoglieremo e archivieremo tutte le vostre comunicazioni con noi, comprese le informazioni che ci avete fornito nelle comunicazioni.
• Informazioni professionali. Ad esempio il vostro CV, la vostra formazione, la vostra posizione, la vostra lettera di presentazione, le vostre referenze e le altre informazioni che ci fornite nella vostra candidatura. Se l’utente include dati sensibili, tratteremo tali informazioni solo nella misura necessaria e giustificata in base al consenso che ci ha fornito.
• Dati provenienti da colloqui, valutazioni e altre informazioni di riferimento. Come ad esempio le note dei colloqui con voi, le valutazioni e/o i test effettuati.
• Categorie speciali di dati personali (“dati sensibili”). I dati sensibili vengono da noi trattati solo se inseriti nel vostro curriculum o nelle nostre comunicazioni con voi. Tratteremo tali informazioni solo nella misura necessaria.

Quando l’utente visita il nostro sito web (come descritto al punto 1.e), possiamo raccogliere i seguenti dati personali:

• Dati di contatto. Come il nome, l’indirizzo e-mail e i numeri di telefono, solo nel caso in cui l’utente ci chieda di contattarlo attraverso il nostro sito web.
• Informazioni raccolte attraverso i cookie.

| Uso dei cookie sui siti web di EPG 

Per rendere i siti web utilizzati da EPG per comunicare con voi più comodi, utilizziamo i “cookie”. Questi cookie salvano automaticamente piccoli dati sul vostro computer quando accedete a uno dei nostri siti web. Queste funzionalità possono essere disattivate dall’utente, effettuando le impostazioni appropriate nelle impostazioni del browser o sul computer. Si noti, tuttavia, che i cookie di prestazione configurati in modo da rispettare la privacy non richiedono il vostro consenso preventivo e possono essere inseriti in alcuni dei nostri siti web senza il vostro consenso. Se desiderate revocare la vostra scelta, potete farlo cancellando i cookie del vostro browser o aggiornando le vostre preferenze nel banner dei cookie (se applicabile).

Utilizzo di Google Analytics 4 (“GA4”)

I nostri siti web utilizzano GA4, uno strumento di analisi basato sul web che traccia e riporta le modalità di utilizzo del sito web per aiutarci a migliorarlo, migliorando così la vostra esperienza. GA4 svolge questa funzione inserendo piccoli file di testo (cookie) sul dispositivo utilizzato dall’utente per accedere ai nostri siti web. Tuttavia, ciò avviene solo se l’utente fornisce il proprio consenso esplicito (tramite il banner dei cookie). Le informazioni raccolte dai cookie possono includere (a titolo esemplificativo e non esaustivo) le pagine internet visitate, la durata della visita, le pagine di riferimento, nonché informazioni generali sul sistema informatico dell’utente, quali il sistema operativo, la risoluzione dello schermo, i dati demografici, la posizione geografica e il browser utilizzato. Tuttavia, questi dati sono aggregati e quindi anonimi (non possono essere assegnati alla vostra persona). Queste informazioni vengono trasferite (e memorizzate) nei server di Google negli Stati Uniti. Google può trasferire queste informazioni a terzi nella misura in cui ciò sia imposto dalla legge o nella misura in cui terzi elaborino questi dati per conto di Google.

L’utente può impedire l’uso e/o l’installazione dei cookie o revocare il proprio consenso in qualsiasi momento selezionando l’impostazione appropriata sul software del proprio browser, ma si prega di notare che ciò potrebbe influenzare l’uso e l’esperienza del nostro sito web. Continuando a utilizzare il nostro sito web senza modificare le impostazioni sulla privacy, l’utente accetta l’uso dei cookie.  Per saperne di più sui cookie, anche su come gestirli e cancellarli, visitate il sito https://www.cookieyes.com/product/cookie-consent/.

Responsabilità per i link

I nostri siti web possono contenere link a siti esterni di terzi.  Non abbiamo alcuna influenza sul contenuto di tali siti web di terzi e non possiamo pertanto essere ritenuti responsabili per il contenuto di tali siti o per i danni che potreste subire (direttamente o indirettamente) in seguito alla visita di tali siti. I rispettivi fornitori o gestori sono gli unici responsabili dei contenuti dei siti web collegati in qualsiasi momento.

| Finalità del trattamento

Tratteremo i vostri dati per le seguenti finalità:

• Sviluppo del prodotto, ricerca e miglioramento di prodotti e/o servizi: questa finalità riguarda le attività di trattamento necessarie per lo sviluppo e il miglioramento di prodotti e/o servizi, ricerca e sviluppo.
  • Esecuzione di accordi con clienti e fornitori: comunicazione con gli interessati e le altre parti coinvolte nei contratti e risposta a richieste di (ulteriori) informazioni da parte di clienti o fornitori e risoluzione di controversie.
  • Gestione delle relazioni: marketing per attività commerciali, compresa la gestione degli account, l’assistenza ai clienti e l’esecuzione di attività di marketing al fine di stabilire una relazione con un cliente e/o mantenere tale relazione e/o acquisire nuovi clienti, nonché per estendere una relazione con un cliente o un fornitore e per eseguire analisi relative ai dati personali a fini statistici e scientifici. Inoltre, possiamo inviarvi e-mail di marketing con informazioni rilevanti per voi, ma solo se abbiamo il vostro esplicito consenso.
  • Esecuzione dei processi aziendali: gestione interna e reporting gestionale che riguarda attività quali la gestione (e il monitoraggio) dei beni aziendali, la conduzione di audit e indagini interne, i principi di finanziamento e di contabilità, l’implementazione dei controlli aziendali, la fornitura di strutture di elaborazione centrale a fini di efficienza, la gestione di fusioni, acquisizioni e dismissioni e il trattamento dei dati personali per il reporting e l’analisi gestionale.
  • Sicurezza e protezione: questa finalità riguarda attività quali la sicurezza e la salute nei depositi e negli uffici EPG, la protezione dei beni di proprietà di EPG, dei suoi clienti o fornitori e l’autenticazione dello status di cliente o fornitore.
  • Tutela degli interessi vitali degli interessati: il trattamento è necessario per tutelare gli interessi vitali di un interessato, ad esempio per motivi medici urgenti.
  • Adempimento di obblighi di legge: si tratta del trattamento dei dati personali necessario per ottemperare a leggi, regolamenti e linee guida specifiche del settore a cui EPG è soggetta, ad esempio la legislazione fiscale.
  • Processo di reclutamento e selezione: questa finalità comprende il trattamento necessario per il reclutamento e la selezione di candidati idonei. Ciò può includere la valutazione delle qualifiche, la conduzione di colloqui e il contatto con le referenze. Le informazioni utilizzate sono principalmente quelle ricevute dai candidati.

| Base giuridica del trattamento dei dati

1. Interessi legittimi

Possiamo trattare i vostri dati personali in quanto il trattamento è necessario ai fini del legittimo interesse da noi perseguito e per proteggere i nostri legittimi interessi commerciali. Riteniamo che i nostri interessi a trattare determinati dati personali siano superiori agli interessi degli interessati, anche in considerazione della natura dei dati personali che trattiamo (come azienda che fornisce principalmente servizi business-to-business o come reclutatore di candidati). Ove possibile, bilanceremo regolarmente tali interessi.

• Esecuzione del contratto

Possiamo trattare i dati personali nella misura necessaria all’esecuzione di un contratto con voi.

• Obblighi legali

Possiamo trattare i dati personali nella misura necessaria all’adempimento di un obbligo legale.

• Consenso

Infine, in alcuni casi potremmo chiedere il vostro consenso al trattamento dei vostri dati personali per determinati scopi. L’utente è sempre libero di revocare tale consenso, anche se ciò non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca del consenso.

| Soggetti che possono avere accesso ai vostri dati

Possiamo condividere i vostri dati personali (con terze parti) nelle seguenti circostanze:

• Possiamo condividere i vostri dati personali con altre parti all’interno di EPG, se ciò è richiesto o auspicabile per soddisfare i nostri requisiti legali e normativi, ma anche se è necessario per fornirvi i servizi;
  • I nostri dipendenti possono avere accesso ai dati personali. In tal caso, l’accesso sarà concesso solo se necessario per gli scopi sopra descritti e solo se il dipendente è vincolato da un obbligo di riservatezza;
  • Potremmo condividere i vostri dati personali con terze parti che agiscono per nostro conto. Queste terze parti includono i nostri fornitori di servizi (IT), i fornitori di servizi di manutenzione, i fornitori di buste paga o altre terze parti legate alle risorse umane, le agenzie di reclutamento, le applicazioni o le piattaforme di reclutamento, le agenzie di sicurezza/sorveglianza e le agenzie di rating del credito. In questi casi, queste terze parti possono utilizzare i vostri dati personali solo per gli scopi sopra descritti e solo in conformità alle nostre istruzioni;
  • Potremmo condividere i vostri dati personali se richiesto dalla legge o da un ordine del tribunale, ad esempio con le forze dell’ordine o altre agenzie governative.

| Sicurezza

Abbiamo adottato misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i vostri dati personali da trattamenti accidentali o illegali, assicurando tra l’altro che:

• – i vostri dati personali siano protetti da accessi non autorizzati;
  • – la riservatezza dei vostri dati personali sia garantita;
  • – l’integrità e la disponibilità dei vostri dati personali siano mantenute;
  • – il personale interessato sia addestrato ai requisiti di sicurezza delle informazioni;
  • – le violazioni effettive o sospette dei dati vengono segnalate in conformità alla legge applicabile.

Quando forniamo dati personali sensibili tramite e-mail, ci impegniamo (e chiediamo ai nostri fornitori di fare lo stesso) a mantenere standard di sicurezza all’avanguardia.

| Ubicazione dei vostri dati personali

I vostri dati personali saranno conservati per lo più all’interno dello Spazio economico europeo mentre sono in nostro possesso. Tuttavia, in alcune situazioni potrebbe esserci il rischio di un trasferimento dei vostri dati al di fuori del territorio dell’UE/SEE. In tal caso, cerchiamo di selezionare con cura i nostri fornitori di servizi e di adottare tutte le misure necessarie per garantire che i vostri dati personali siano trattati con garanzie adeguate in conformità al GDPR.

| Conservazione dei dati personali

Conserviamo i vostri dati personali per un periodo di tempo limitato e li cancelleremo quando non saranno più necessari ai fini del trattamento (a meno che un requisito normativo obbligatorio richieda la conservazione per un periodo di tempo più lungo). I dati finanziari saranno cancellati non appena ciò sarà possibile, tenendo conto della legislazione (locale) e dei requisiti contabili. Vi informiamo che, ai fini della comunicazione, i dati personali possono essere trattati attraverso sistemi/server di posta elettronica e possono (per questo motivo) continuare a essere conservati per un periodo più lungo.

Per i candidati:

Conserviamo i vostri dati personali solo per il tempo necessario a soddisfare gli scopi per cui sono stati raccolti. Se vi candidate per un lavoro, in genere conserviamo i dati raccolti durante il processo di assunzione e se diventate dipendenti, all’interno della divisione Euro Pool System o della divisione La Palette Rouge, conserveremo i vostri dati personali durante il vostro impiego.

Se il processo di reclutamento non va a buon fine, conserviamo i vostri dati personali per un massimo di 6 mesi dal giorno in cui il processo di reclutamento si è concluso. Dopo il processo di reclutamento, potremmo contattarvi per una futura offerta di lavoro pertinente se ci avete dato il consenso a trattare i vostri dati personali per un periodo più lungo (12 mesi dopo la fine del processo di reclutamento). Dopo il periodo di 12 mesi, cancelleremo i vostri dati personali, a meno che non ci diate (ancora una volta) il consenso per continuare a salvarli. In tal caso, conserveremo i vostri dati personali per lo stesso scopo per un massimo di 36 mesi. Potete ritirare il vostro consenso in qualsiasi momento.

| Diritti dell’utente ai sensi della legge sulla protezione dei dati

L’utente ha determinati diritti ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati applicabile nello Spazio economico europeo, diritti che può richiedere di esercitare attraverso i recapiti forniti di seguito.

Diritto di accesso

L’utente ha diritto a una copia dei dati personali in nostro possesso e ad alcuni dettagli su come li utilizziamo. Tuttavia, prima di fornirvi informazioni personali, potremmo chiedervi una prova di identità. Le informazioni vi saranno fornite per via elettronica.

Diritto di rettifica

Adottiamo misure ragionevoli per garantire che i dati personali in nostro possesso siano accurati e completi. Tuttavia, se non ritenete che sia così, potete chiederci di aggiornarli o modificarli.

Diritto alla cancellazione

In determinate circostanze, l’utente ha il diritto di chiederci di cancellare i suoi dati personali, ad esempio nel caso in cui i dati personali raccolti non siano più necessari per lo scopo originario o nel caso in cui l’utente ritiri il proprio consenso. Tuttavia, tale decisione sarà guidata da (altri) interessi coinvolti. Ad esempio, potremmo avere obblighi legali e normativi che ci impediscono di soddisfare la vostra richiesta.

Diritto alla limitazione del trattamento

In determinate circostanze, avete il diritto di chiederci di interrompere l’utilizzo dei vostri dati personali, ad esempio nel caso in cui riteniate che i dati personali in nostro possesso possano essere inesatti o nel caso in cui riteniate che non abbiamo più bisogno di utilizzare i vostri dati personali. 

Diritto alla portabilità dei dati

In determinate circostanze, avete il diritto di chiedere che i dati personali che ci avete fornito vengano trasferiti a un’altra parte terza di vostra scelta.

Diritto di opposizione

Avete il diritto di opporvi alle attività di trattamento basate sui nostri legittimi interessi. A meno che non vi sia un motivo legittimo impellente per il trattamento, non tratteremo più i dati personali su tale base quando l’utente presenta un’obiezione.

Diritti relativi al processo decisionale automatizzato e/o alla profilazione

Avete il diritto di non essere sottoposti a un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici nei vostri confronti o che abbia effetti significativi analoghi. In genere non utilizziamo il processo decisionale automatizzato o la profilazione, ma se ritenete di essere stati in qualche modo soggetti a una decisione automatizzata e non siete d’accordo con l’esito, potete contattarci utilizzando i dettagli riportati di seguito e chiederci di rivedere la decisione.

Diritto di ritirare il consenso

Nella maggior parte dei casi, data la natura della nostra attività e la natura dei vostri dati personali, non basiamo il trattamento dei vostri dati personali sul vostro consenso. Tuttavia, può accadere che in casi specifici vi chiediamo il consenso. In tal caso, avete il diritto di revocare il consenso all’ulteriore utilizzo dei vostri dati personali.

Diritto di presentare un reclamo presso un’autorità di protezione dei dati

Avete il diritto di presentare un reclamo all’autorità locale per la protezione dei dati.

| Contatto

In caso di domande relative alla presente Informativa sulla privacy o alle modalità di trattamento dei dati personali da parte nostra, si prega di contattare il nostro Responsabile della privacy. Il responsabile della privacy si trova presso il nostro ufficio centrale in Laan van Vredenoord 8, 2289 DJ Rijswijk, Paesi Bassi, oppure può inviare un’e-mail a privacy.officer@europoolsystem.com.